Moderní technologie pro moderní MAS

V dnešní době, která je charakterizována rychlým rozvojem digitálních technologií, je nezbytné, aby i neziskové organizace držely krok s tímto trendem. Naše MAS se proto snaží jít s dobou a využívat vhodné nástroje, díky kterým lze efektivně a systematicky řídit svůj provoz a zvládat zvyšující se množství každodenní operativy. Využívání digitálních technologií nám umožňuje automatizovat některé rutinní procesy, sdílet a monitorovat veškeré informace a dokumenty týkající se našich projektů a aktivit či efektivně komunikovat s našimi partnery a členy týmu.

Základní platformou je rodina aplikací Google, konkrétně se jedná o Google Workspace pro neziskovky. Tento tarif nabízí oprávněným organizacím zdarma přístup k placeným verzím produktů společnosti Google a také speciálním funkcím navrženým přímo pro neziskové organizace. Umožňuje například využívat prostřední Gmailu s vlastní doménou a také nástroje pro spolupráci, jako je Kalendář, Meet, Chat, Disk, Dokumenty, Tabulky, Prezentace, Formuláře a další.

Kalendář Google patří mezi nejčastěji využívané aplikace. Díky jeho sdílení ví všichni členové týmu, kdy má kdo naplánovanou schůzku, školení nebo je mimo kancelář. Tímto chytrým plánováním lze ušetřit spoustu času a předejít případným kolizím v termínech schůzek. Díky kalendáři, který je možné jednoduše propojit s dalšími aplikacemi, vždy víme, co nás právě čeká.

Na denní bázi využíváme také Google Disk, který představuje hlavní místo pro ukládání a sdílení důležitých dokumentů, projektů, tabulek a dalších souborů. Toto centralizované úložiště je přístupné z jakéhokoliv zařízení s připojením k internetu, což umožňuje neomezený přístup k datům odkudkoliv. Na sdílených dokumentech může v reálném čase spolupracovat až 100 uživatelů najednou, přičemž díky zaznamenávání historie úprav, lze jednoduše zjistit, kdo jakou změnu provedl. Každý krok je automaticky ukládán, takže uživatelé nemusí mít obavy o ztrátu své práce. Dokumenty jsou propojeny s dalšími s dalšími aplikacemi Google. Díky tomu lze například reagovat na komentáře přímo z Gmailu nebo vkládat grafy z Google Tabulek.

Jelikož v MAS zastáváme názor, že interní komunikace by neměla probíhat prostřednictvím e-mailů, využíváme proto jednu z nejlepších online platforem pro komunikaci v týmu – Slack. Slack tvoří jádro komunikace týmu MAS a umožňuje okamžitou interakci mezi členy týmu. Uživatelé si mohou navzájem posílat zprávy jednotlivě nebo v chatovacích místnostech, tzv. kanálech, což umožňuje efektivní komunikaci mezi více lidmi najednou. Pomocí kanálů lze rozčlenit proud konverzace na jednotlivá témata. V našem případě představují kanály především jednotlivé projekty jako například MAP, Neziskovky, NZÚ, Strategie atd. Zároveň máme také několik všeobecných kanálů jako je docházka, kalendář, semináře nebo tipy a nápady. Slack dále umožňuje integraci s mnoha dalšími aplikacemi.

Nejnovějším přírůstkem mezi nástroje, které nám pomáhají ke zvýšení efektivity práce a systematičnosti je česká low-code platforma Tabidoo. Tato aplikace umožňuje bez znalosti programování vytvářet vlastní databáze pro různé účely. Mezi agendy, které v Tabidoo spravujeme patří například řízení projektů, správa úkolů, vedení pokladny, fakturace, apod. Jednoduché nastavení notifikací nám slouží k upozornění na důležité události, termíny nebo nové záznamy. Díky tomu už na deadliny úkolů, termíny splatnosti či blížící se konec členství v orgánech MAS nelze zapomenout.

S rozvojem nástrojů využívající umělou inteligenci se i tyto technologie pomalu stávají součástí běžného fungování MAS. Pravidelně AI využíváme na zpracování článků do zpravodajů, tvorbu příspěvků na sociální sítě nebo také vypracováním některých části žádostí o dotaci. Do budoucna počítáme, že právě umělá inteligence bude ještě více přispívat ke zvládání rutinních úkolů a zvyšování produktivity.

Při zavádění nových nástrojů je však důležité postupovat systematicky a pečlivě zvážit všechny výhody a nevýhody. Důležitá je také komunikace s členy týmu, kteří by měli přesně vědět, v čem budou mít pro ně nové nástroje přínos, jaký budou mít vliv na jejich práci, a jak pomohou zlepšit jejich pracovní postupy a výsledky.